Tất cả doanh nghiệp điều có những hệ thống email riêng nhằm phục vụ gửi văn bản, email tới những khách hàng, đối tác của doanh nghiệp trong và ngoài nước. Để thực hiện việc trên, mỗi doanh nghiệp đều cần sử dụng hệ thống SMTP, qua việc sử dụng SMTP thì việc gửi và nhận email sẽ dễ dàng hơn. Vậy giao thức SMTP là như thế nào? Chức năng của hệ thống thế nào và nó hoạt động ra làm sao?
Ý nghĩa giao thức SMTP là gì ?
SMTP tên đầy đủ là Simple Mail Transfer Protocol, một hệ thống có chức năng nhận và gửi thông tin đến email của người sử dụng.
Hệ thống hoàn toàn có thể hoạt động với chức năng thư điện tử – email trên những thiết bị có kết nối mạng. Những thiết bị thực hiện chức năng thư điện tử được gọi là thiết bị SMTP, những máy chủ được kết nối với cổng TCP – cổng kết nối Internet 25.
Nhiều khách hàng cho rằng không hiểu biết về máy chủ SMTP, không cài đặt hệ thống SMTP thì hoàn toàn có thể gửi, nhận email được. Điều này cũng hợp lý bởi vì email sẽ luôn là quyền sở hữu của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn cần gửi các file hoặc video có dung lượng cao thì sao?
Dịch vụ email thường sẽ ấn định một ngưỡng dung lượng của file gửi cụ thể, nếu file bạn gửi sắp chạm đến ngưỡng dung lượng hoặc vượt qua nó sẽ cực kỳ khó gửi, hoặc là không gửi được, và vì thế nên người dùng cần sử dụng SMTP – một hệ thống giúp cải thiện tốc độ chuyển và phải chi cho phép gửi các file có dung lượng thấp hơn khá nhiều.
Phương thức hệ thống SMTP hoạt động
Mỗi khi doanh nghiệp gửi một thư điện tử nào đó, nếu đã cài đặt SMTP, hệ thống sẽ hoạt động tuỳ theo nội dung email gửi, tín hiệu được chuyển về máy chủ SMTP. Sau khi nhận được tín hiệu, máy chủ SMTP sẽ liên lạc với máy chủ DNS nhằm xác định địa chỉ gốc trong Hostname.
Sau khi hoàn tất những bước trên, hệ thống sẽ tiếp tục check thông tin của người dùng và thông tin email có trùng khớp với máy chủ hay không? Nếu khớp thì doanh nghiệp có thể nhận hoặc gửi email với dung lượng thấp hơn, sử dụng email thay vì nhận thư điện tử.
Để đề phòng trường hợp máy chủ của SMTP không kết nối được với máy chủ DNS, các tín hiệu nếu không được phẩn hồi sẽ được chuyển sang các server trung gian. Sau khi nhận được tín hiệu ban đầu, hệ thống sẽ gửi tín hiệu nay sang nhiều máy chủ nữa cho đến khi tín hiệu được gửi trở lại Server gốc. Hệ thống sẽ hoạt động bất cứ khi nào tín hiệu bị báo là quá thời hạn hoặc không sử dụng được nữa.
Lợi ích của việc sử dụng SMTP Gmail?
– Tăng tỷ lệ gửi mail thành công hơn gửi mail thông thường.
– Cài đặt SMTP Gmail giúp bạn không cần cài đặt server (trừ trường hợp bạn đang sử dụng VPS)
– Như vậy mail của bạn sẽ đỡ bị Gmail đánh giá là spam hơn.
Các thông tin cơ bản về hệ thống SMTP
Vào thời điểm năm 1980, hệ thống SMTP đã được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quãng thời kì sau này thì hệ thống chỉ đơn thuần là một phần thuộc hệ thống UUCP, giúp cho việc gửi thư điện tử thuận tiện tại thời khắc lúc ấy. Hiện nay, việc sử dụng, cài đặt SMTP đã trở nên một hệ thống hoàn chỉnh và sẽ hoạt động khá hiệu quả nếu các thiết bị có mạng internet ổn định.
SMTP là một hệ thống hoàn chỉnh về email. Tất cả các nhiệm vụ được SMTP thực hiện điều trải qua email hoặc liên quan đến email. Ngoài ra, SMTP có đến 25 cổng giao thức hệ thống TCP, điều này giúp việc gửi nhận thư điện tử trên trang web được dễ dàng hơn.
Trong bài hướng dẫn hôm nay, LovaWeb sẽ hướng dẫn bạn cài đặt SMTP Gmail trên website WordPress, khá nhiều người dùng và khách hàng của LovaWeb cảm thấy khó trong việc thu thập thông tin trên SMTP Gmail dùng cho Server gửi mail trong WP, tuy nhiên nó không phải là việc gì khó.
Bạn cũng nên thử nghiệm với localhost trước khi thực hiện trên hosting thật của website, trường hợp localhost của bạn hoạt động với SMTP mà khi lên host lại không hoạt động thì có thể do web hosting của bạn đã tắt cổng SMTP.
Để giúp bạn có thể sử dụng SMTP, LovaWeb xin hướng dẫn bạn cách thức set up SMTP với tài khoản Gmail chuẩn xác nhất, bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn dưới nhé, tất nhiên vì là free cho nên việc bị hạn chế gửi 2000 email mỗi ngày là điều tất yếu.
Cách cài đặt SMTP trên website WordPress
Để cài đặt SMTP chuẩn xác nhất, trước tiên bạn cần bật chức năng bảo mật 2 lớp (2 - Step Verification) trên tài khoản Gmail của mình nếu không bật, bạn truy cập link https://myaccount.google.com/.
Tại đây, chọn mục Signing out to Google rồi nhập vào Google.
Tiến hành chọn bật chức năng bảo vệ 2 lớp trên tài khoản.
Sau khi đã bật xác thực 2 lớp trên tài khoản của mình, bạn chọn tiếp mục Signing out to Google, chọn "Mật khẩu ứng dụng".
Nhấp trực tiếp vô phần Mail, bước tiếp theo bạn cuộn xuống dưới và chọn Select app là Mail và Select device, bạn có thể chọn ngẫu nhiên hoặc nhấn Generate.
Sau khi hoàn thành, nó sẽ gửi bạn một loạt mật khẩu, bạn chỉ cần gõ và copy tất cả mật khẩu, nó chính xác là password SMTP mà bạn cần.
Sau khi có đủ password SMTP, bạn quay lại website WordPress của mình, tải plugin WP SMTP và thực hiện cài đặt như thế này:
Một số điều bạn cần chú ý khi cài đặt SMTP:
– Cần chọn giao thức mã hoá là SSL for website.
– Chỉnh Port là 465
– SMTP Host là smtp.gmail.com
– Username là tài khoản email của bạn, cùng trên tài khoản đã rước App Password
– Password thiết yếu là App Password là LovaWeb đã chỉ dẫn bạn ở bên trên.
– Hoặc nếu bạn không chọn đc port 465 và SSL, bạn hãy chuyển sang port 587 với TLS.
Cuối cùng là bấm giữ lại.
Sau khi hoàn thành, bạn hãy dùng tính năng test phía dưới để thử nghiệm gởi một email vào một hộp thư bất kì, nếu gởi được tức là bạn đã thành công.
Lưu ý với tài khoản email G-suite
Đối với tài khoản email G-suite, khi cài SMTP Gmail sẽ mắc phải mật số là báo lỗi tương tự less secure, muốn sửa tình trạng trên, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây của LovaWeb.
1. Truy cập trang Admin console tại admin.google.com => Chọn mục Security
2. Chọn mục Security -> Chọn Basic Setting
3. Sau khi chọn Basic Setting, bạn cuộn xuống dưới mục Less Secure apps -> Chọn tiếp mục "Connect lớn setting for less secure apps> >"
4. Chọn "Advanced secure settings" -> chọn mục Less secure apps -> Stick vô mục Allow users to manage their access for less secure apps. -> Sau đó Save nhé.
Sau khi hoàn thành, bạn thực hiện test thử SMTP theo những cách chỉ dẫn bên trên.
Bạn biết những điều website bạn đang cần nhưng... bạn không phải là chuyên viên về website, bạn không có kinh nghiệm:
- Thiết kế chính xác theo mỗi pixel đúng kĩ thuật và vừa ý về phương diện thẩm mĩ
- Lập trình những chức năng bạn cần nhằm lôi cuốn khách hàng sử dụng
- Tối ưu thời gian, chi phí
- Đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn SEO
- ...
LovaWeb có gói dịch vụ tối ưu hoá và nâng cấp website theo nhu cầu riêng biệt để bạn sở hữu website 100% ý thích.
